Stipula di contratti in formato digitale
Il processo che dal primo contatto con il cliente porta alla stipula di un contratto rappresenta un’attività chiave per tutte le aziende, oltre ad essere una delle attività che generano più documenti. Certo, in una trattativa al primo posto ci sono sicuramente le strategie commerciali ma anche le modalità con cui si gestiscono gli aspetti più formali possono incidere sul risultato. Digitalizzare e rendere più snello questo processo può portare numerosi benefici in primis alle aziende, considerando la quantità di contratti e accordi che si stipulano ogni giorno, ma anche per il cliente, che percepirà fin da subito efficienza e affidabilità nell’azienda.
Con josh, l’iter di stesura e firma di un nuovo contratto diventa un’attività più semplice e allo stesso tempo affidabile: josh, infatti supporta il commerciale in ogni fase della trattativa, dalla generazione del primo contatto alla firma e messa in conservazione di tutti i documenti, permettendogli di essere reattivo e puntuale e di poter sfruttare al meglio le fasi positive della trattativa, il tutto senza carta e senza preoccuparsi di dove e come conservare i documenti “critici”.
Un processo che ti accompagna dal primo incontro alla firma del contratto
Generalmente, ogni trattativa inizia con un primo contatto con il potenziale cliente ed il processo josh del nostro esempio parte proprio da questo. Contestualmente all’apertura di un nuovo lead, necessaria ad annotare alcune informazioni sul prospect (sorgente del primo contatto, principali esigenze, interesse verso determinati prodotti o servizi), verrà creata anche l’anagrafica cliente che conterrà informazioni più specifiche e che verrà aggiornata ed estesa man mano che la trattativa proseguirà. Non appena si entra in fase di trattativa, il processo prosegue con la redazione del contratto, che viene aggiornato in automatico da josh in base ai dati forniti nelle fasi precedenti e finalizzato poi in un PDF da portare alla firma.
A questo punto non rimane che firmare. La firma autografa su carta richiede però diversi passaggi (una stampa preventiva del contratto e la successiva scansione dello stesso per l’archiviazione digitale): operazioni costose sia in termini di tempo che di gestione quando ci si trova fuori ufficio. Dall’altro lato anche la firma digitale non è sempre una soluzione praticabile in quanto il cittadino qualunque generalmente non possiede la necessaria smart card. josh offre una soluzione anche a questo: grazie alle funzionalità di firma grafometrica di josh InfoSign e alla possibilità di portare con sé i processi josh su qualunque dispositivo mobile dotato di un browser, il cliente può firmare in qualunque posto si trovi e la sua firma sarà equiparabile a quella autografa su carta.
Per concludere il processo, subito dopo la stipula, una copia del contratto viene inviata via mail al cliente e archiviata automaticamente in SharePoint mentre il capo area commerciale riceverà una notifica dell’avvenuta chiusura della trattativa.
Processi ad alto impatto, resi finalmente veloci
Digitalizzare processi come questi (che come abbiamo visto possono generare diversi documenti) possono portare svariati benefici per le aziende, legati in primis all’eliminazione della carta e dello spazio che essa può occupare.
Inoltre, un’archiviazione più puntuale consente maggiore sicurezza, una ricerca più veloce e una condivisione delle informazioni, che permetteranno a loro volta di offrire al cliente un servizio migliore. Oltretutto, coinvolgendo il reparto commerciale, questo processo può avere un impatto notevole sull’andamento dell’azienda; poter avere sempre sotto controllo quello che sta succedendo attraverso informazioni strutturate e di facile consultazione permette ai vertici di capire se l’azienda e le sue persone stanno andando nella giusta direzione o se è necessario mettere in atto dei cambiamenti.
Da oggi, grazie all’integrazione con il nuovo josh InfoSign 5 Premium, la firma digitale sui documenti è semplice come quella cartacea, grazie alla funzionalità di firma grafometrica che avviene su tablet o su PC con tavoletta grafica, ma che costituisce una FEA (Firma Elettronica Avanzata) prevista dalla legge. In questo modo, la firma del contratto può avvenire in qualunque posto ci si trovi, lasciando a josh InfoSign l’incombenza di occuparsi degli aspetti logistici e legali.
A differenza di quella cartacea, la firma grafometrica di josh InfoSign offre una modalità organizzativa del tutto innovativa ed un livello di servizio decisamente superiore ma con costi più bassi.