Protocollo informatico: da obbligo normativo ad opportunità
Molte figure del vertice di aziende, SPA o SRL pubbliche, hanno spesso la falsa convinzione che le loro aziende non siano tenute ad adottare un sistema di protocollo informatico.
Al contrario, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) impone l’adozione di un sistema di Protocollo Informatico non solo alle PA in senso stretto, ma anche alle aziende, private o pubbliche, che svolgano pubblici servizi.
Ancor prima di essere un obbligo, il Protocollo Informatico può essere un potente alleato nel miglioramento delle organizzazioni: come può accadere per le Pubbliche Amministrazioni in genere, il percorso di digitalizzazione è universalmente considerato necessario e l’urgenza di maggiore efficienza, oggi ancor di più, è un tema quanto mai caldo.
Diventa quindi importante valutare gli strumenti di Protocollo Informatico sulla base delle loro caratteristiche primarie (features, flessibilità, sicurezza, accessibilità cloud, reattività al cambiamento…) ma anche in base alle opportunità di miglioramento che permettono di cogliere.
Abbiamo pensato e sviluppato josh Protocol! proprio per abilitare il cambiamento nelle PA in senso stretto e nelle aziende pubbliche, permettendo di cogliere molteplici opportunità, palesi o più sfuggenti: vediamone alcune.
Quali sono i benefici derivanti dall’adozione del Protocollo Informatico?
Il comune rischio che si corre approcciandosi alle tematiche del Protocollo Informatico è quello di vedere gli obblighi come un freno alle attività quotidiane. In realtà, anche sulla base dell’esperienza maturata con svariate Organizzazioni di dimensioni e caratteristiche diverse, abbiamo riscontrato che la necessità di adempiere agli obblighi è in grado di portare con sé numerosi benefici.
Innanzitutto, si ottiene una visione d’insieme e più controllata dell’intero patrimonio documentale dell’Organizzazione, ossia la garanzia di accedere e ricercare in maniera veloce, e in qualsiasi momento i documenti necessari, laddove molto spesso ogni ufficio aveva una visione limitata ai suoi asset e ai suoi documenti. In secondo luogo, il personale risulta più coinvolto e responsabilizzato in virtù del funzionamento stesso del meccanismo di assegnazione dei protocolli: il fatto che un documento venga assegnato ad un operatore lo rende immediatamente responsabile rispetto al più ampio iter della pratica, ancor di più quando al documento è collegato un processo gestito in josh (si veda a tal proposito l’ultima sezione).
Grazie ad un sistema di Protocollo Informatico che è allo stesso tempo integrato, accessibile e fruibile in ogni modalità, la velocità di esecuzione delle attività quotidiane aumenta, a tutto vantaggio dell’efficienza globale dell’Organizzazione.
La sicurezza di un sistema di Protocollo Informatico è un altro vantaggio, oltre che una caratteristica imprescindibile: un sistema di protocollo che garantisca totale sicurezza negli accessi e nella visibilità porta con sé pace mentale nell’affrontare le attività quotidiane.
Documenti e processi digitali: una trasformazione completa e più ampia
Con poco sforzo e mantenendo un ambiente familiare all’utente, josh Protocol! mette in moto un sistema intelligente di archiviazione, in piena conformità alla normativa (DPCM 3 Dicembre 2013) e allo stesso tempo migliorando la produttività delle persone grazie a caratteristiche esclusive quali:
- Ricerche avanzate full-text
- Classificazione titolario su un numero infinito di livelli
- Fruibile in modalità 100% Cloud
- Collaborazione totale anche in remoto
- Ulteriori proprietà dei documenti recuperate anche da fonti dati esterne
- Conservazione digitale sostitutiva dei documenti
- Interoperabilità con altri sistemi di protocollo
- Possibilità di impostare permessi di visualizzazione, stampa e inoltro dei documenti fino al livello del singolo utente
- Firma digitale integrata, grazie a josh InfoSign
Grazie alla forte integrazione con josh, il software per la gestione dei processi, le opportunità derivanti dall’adozione di josh Protocol! aumentano esponenzialmente, andando a toccare tutta l’organizzazione, migliorandone in modo pervasivo i flussi di lavoro senza però portare sconvolgimento. La trasformazione digitale dell’organizzazione è quindi più ampia e ricca di benefici grazie ad un approccio che non si limita ai documenti ma che tocca la totalità dei processi di lavoro.