Onboarding dipendente: dall’inserimento alla formazione ai tempi dello smart working
Il processo di inserimento e onboarding aziendale necessita di essere definito in maniera precisa e puntuale per non incombere in inefficienze che possono ripercuotersi sulla produttività dell’intera azienda. È quindi importante definire e puntare sulla qualità dell’inserimento, che passa da una buona organizzazione delle attività. È un processo molto articolato che coinvolge diverse aree aziendali, oltre alla divisione HR, in cui la nuova figura deve essere gestita in maniera estremamente coordinata: questo è ancor più complicato, se ci si trova in smart working.
Il processo di onboarding è l’ultima fase dell’intero processo di recuitment, il quale comprende numerose attività: dalla catalogazione dei curriculum vitae, alla gestione delle selezioni, alle attività di formazione obbligatoria e tanto altro ancora. Il lavoro da remoto ha acuito il fatto che gestire processi di lavoro digitalizzati assicura che tutte le attività (soprattutto quelle obbligatorie per legge) siano svolte nel rispetto dei tempi e delle procedure aziendali. Ma non solo.
Un tema particolarmente sentito dal reparto HR, soprattutto in tempi di smart working, è il quello della privacy. È fondamentale che tutti i documenti dei dipendenti, per lo più quelli riservati, siano gestiti in maniera accurata e sicura, nel pieno rispetto delle regole imposte dalle normative sulla privacy, prima fra tutte il GDPR. Con l’aiuto di josh e grazie alla perfetta integrazione con josh Archive!, tutti i documenti relativi al dipendente vengono archiviati in totale sicurezza, perché accessibili soltanto alle figure autorizzate.
Vediamo come è possibile gestire l’ingresso di un nuovo dipendente e il suo onboarding in azienda, in maniera quasi del tutto automatica, con josh.
Coordinare le attività per rendere il dipendente operativo fin dal primo giorno
Nel processo di selezione, inserimento e onboarding di un nuovo dipendente ci sono tante fasi cruciali, che se gestite in maniera strutturata guidano passo passo tutte le persone coinvolte. Dopo aver sottoscritto il nuovo contratto, l nuovo dipendente è pronto per fare il suo ingresso in azienda. Il processo josh si avvia con la compilazione del fascicolo dipendente, in cui il Responsabile HR inserisce tutte le informazioni personali del neo-assunto, come il CV, la tipologia di contratto, la mansione e così via, archiviando tutti i documenti necessari in una specifica cartella. josh è in grado di garantire diversi livelli di riservatezza in base alla tipologia del documento (se contiene per esempio dati sensibili), in quanto permette di assegnare in modo automatico i permessi di accesso, anche sulla base di un riconoscimento “intelligente” della tipologia documentale.
A questo punto, compilato il fascicolo del dipendente, josh ricorderà al responsabile HR di effettuare l’iscrizione al libro paga e soprattutto, di predisporre tutte le attività per la presa in carico della visita medica. Una volta effettuate tutte le attività richieste, josh sarà in grado di coinvolgere, in base al ruolo assunto dal dipendente, le aree aziendali che saranno parte attiva delle attività.
Nel caso ad esempio di un operaio, josh coinvolgerà le persone dell’ufficio Risorse Umane e, in base al carico di lavoro di ognuno, assegnerà loro l’attività di organizzazione della formazione sulla sicurezza (obbligatoria per legge) o, ad esempio, la predisposizione del badge e delle divise. Nel caso invece di un Area Manager, oltre a ciò, l’incaricato sarà guidato da josh ad occuparsi della richiesta dei benefit aziendali come la carta di credito o l’auto aziendale ecc. In questo caso verrà coinvolto anche il reparto IT, il quale dovrà occuparsi, ad esempio, di tutte le attività legate alla predisposizione, se necessario, della postazione fisica, dell’attivazione di tutti gli account (email, CRM ecc.) e della consegna dei vari dispositivi. Contestualmente, verrà notificato al responsabile dell’Area Aziendale di riferimento, che il dipendente è stato reso operativo ed è pronto ad iniziare con le attività di formazione tecnica.
Queste attività specifiche in base al ruolo ricoperto dal nuovo dipendente, saranno eseguite completamente in josh, permettendo un controllo accurato dei tempi e l’individuazione rapida di eventuali colli di bottiglia e la massima coordinazione tra i diversi reparti: questo permetterà di rendere operativo il dipendente sin dal primo giorno.
Più efficienza e sicurezza nelle attività: dentro o fuori l’azienda non cambia!
Organizzare in modo strutturato le attività che riguardano l’inserimento di un nuovo dipendente e i relativi documenti, permette all’azienda di aumentare la propria produttività attraverso un tangibile miglioramento delle performance. Questo risulta ancora più vero quando queste attività devono essere gestite “a distanza”, perché si tratta di un nuovo commerciale o perchè si lavora in smart working: anche in questo caso, non si dovrà più rinunciare alla flessibilità e alla sicurezza, a cui si è abituati quando ci si trova fisicamente nel luogo di lavoro. In questo modo si ottiene efficienza, si limitano i costi e si eliminano i rischi di errore e dimenticanze, assicurando all’azienda il rispetto delle procedure interne e degli obblighi previsti dalla legge. Gestire il processo di onboarding con josh, permette di avere sempre sotto controllo la riservatezza dei dati sensibili ma anche lo stato di avanzamento delle attività che li riguardano, come ad esempio la formazione, rendendo la procedura molto più veloce e snella.
Con josh, puoi essere fuori o dentro l’azienda, che il lavoro non subirà variazioni!